業務別 製品&サービス導入事例

情報共有ツール「コラボノート for クラウド」

四国旅客鉄道株式会社(JR四国)様

グループ社員数千名が「双方向通信で情報共有する」 画期的な情報共有基盤を構築

JR四国グループネットトップ画面

2009年6月、四国旅客鉄道株式会社(JR四国)様では、本社およびグループ会社の情報共有基盤「JR四国グループネット」をグループウェアからコラボノートに切り替え、「新グループネット」として運用を開始されました。
以前の掲示板的な活用を進化させ、本社および駅などの各現場とグループ会社の社員数千名が「双方向通信で情報共有する」という画期的なシステム導入で、これまでになかった双方向のやりとりが着実に活性化しています。


導入の背景

同社では、既にグループウェアを導入していましたが、単なる掲示板的な活用にとどまっていました。
高速道路料金の改訂などにより厳しくなる一方の経営環境の中、さらなる安全管理対策や抜本的なコスト削減を進めていく上で、職場を越えて様々な業務改善策を出し合って討論するための、より進化した「双方向型」の情報基盤を必要としていました。

「コラボノート導入の背景」概要図

導入のポイント

ネット上で双方向で討論できる機能や、業務改善のためのさまざまな機能がシンプルな操作で使えるため、現場レベルで様々な使い方のアイデアが生まれ、さまざまな業務で積極的に活用されています。

「コラボノート導入のポイント」概要図

導入効果

全社情報共有基盤「JR四国 新グループネット」として、さまざまな業務で活用され、効果を上げています。

JR四国グループネットトップ画面

新グループネット掲示板
背景色(ピンク、青、白)、UP、NEW、鍵マーク等が文書ごとに表示されるので、業務プロセスのステータスを一目で把握できます。 また、文書ごとに必要な社員にしか見えないようにセキュリティがかけられるので、一人ひとりの社員に応じた情報管理ができます。


JR四国グループネットトップ画面

ヒヤリハット運動
本社・現場が共有する双方向ヒヤリハット運動支援システムに採用されました。(平成19年4月稼働)
  • ヒヤリハット情報の現場伝達が即日可能に
  • 同時協同編集機能で、対策について関係者でネット上で討論することができるので、参加意識が向上
  • コストをかけずにテンプレートの変更が可能
  • CSV出力で簡単に集計できるため、様々な角度からデータの統計・分析が可能になった

本社対策本部

本社対策本部
災害対策本部(本社)と駅、運転区等現場間の情報共有に活用するために稼動させました。これにより、現場からの問い合わせの電話が激減し、事故復旧時間の短縮に威力を発揮しています。


提案活動

提案活動
紙ベースの提案処理をコラボノート化し、以下のような大幅な業務改善を実現しました。
  • 審査・回答時間の大幅な短縮
  • 紙の提案票の紛失などの処理ミスの撲滅
  • 回答状況をリアルタイムで把握
  • 提案結果や効果をCSVに自動集計
  • 双方向で改善内容を討論できる
  • 参加意識が向上

コラボノートは株式会社ジェイアール四国コミュニケーションウェアの登録商標です。


 

アデリープランニング株式会社様

SOHO*の強みを生かす!納期短縮とプロジェクト管理の大幅な効率化を実現

アデリープランニングロゴ

Webサイトや、フォト、映像コンテンツの企画・制作を手がけられているアデリープランニング株式会社(神奈川県藤沢市)様では、SOHO*の強みを生かして、迅速で高品質なサービス提供を行っています。その秘訣はネットワークを駆使して、全国のプロスタッフ達の力を借りること。しかし、遠隔地で複数人と作業を進めていくにはコミュニケーション上の問題が発生することも・・・。そんな問題がコラボノートの導入で解消しました。

*Small Office Home Officeの略:パソコンなどの情報通信機器を利用して、小さなオフィスや自宅などでビジネスを行っている事業者


導入の背景

Webサイトやコンテンツ制作を主業務とする同社では、SOHOを基軸に、プロジェクトの規模やクライアントからの要求内容に応じて、全国にいる最適なプロスタッフ達を結集したプロジェクト体制を組んでいます。
しかし、特にWebサイト構築ではクライアント側の関係者も多く、またスタッフ間に物理的な距離があるため、電話やメール、FAXなどでのコミュニケーションに膨大な労力を費やしていました。

代表的なプロジェクト体制図 「コラボノート導入の背景」概要図

導入のポイント

ネット上ですべての関係者が同時に情報共有、レビューできる環境ができ、関係者間のコミュニケーションを飛躍的に効率化できました。記入した内容を関係者がチェックしたかどうかすぐにわかる機能も用意されているので、迅速かつ確実な進行管理が可能になりました。

「コラボノート導入のポイント」概要図

導入効果

プロジェクト管理上のほとんどの問題が解消し、納期短縮や品質の向上、さらには営業エリアの拡大に絶大な効果を発揮しています。

デザインレビューでの活用イメージ

デザインレビュー・校正作業の効率化
コラボノートの画像添付やふせん機能を使って画面上で複数人が同時にレビュー・校正作業を行うことで、大幅な納期短縮を実現できました。
  • 画像データなどの大容量のファイルも添付でき、ふせんで直接指示できるので、デザインレビューが確実に行えるようになりました。
  • クライアントからの指示がリアルタイムで関係するスタッフに伝わるので、修正指示が大幅にスピードアップし、また指示ミスや漏れなどがなくなりました。
  • クライアントからの指示が全て履歴として残るので、「言った、言わない」のトラブルが解消しました。

不具合管理票としての活用イメージ

確実な不具合管理
従来表計算ソフトで行っていた不具合や要望の管理をコラボノート上で行うことにより、確実なフォローアップが行えるようになりました。
  • 複数人が同時に書き込め、かつ最新の状況が一目でわかるようになりました。
  • 表計算ソフトのデータ送付に伴う最新版の管理によるトラブルがなくなりました。

データ保管庫としての活用イメージ

最終的なデータ保管庫としての活用
最終データの保管庫として活用することにより、いつでも確実に最新版を参照できるようになりました。
  • 最新版のデータを説明や画像つきで添付しておけるので、管理ミスがなくなりました。
  • データの添付や差し替えの履歴が全て残るので、誰がいつデータを更新したのか、一目瞭然になりました。

コラボノートは株式会社ジェイアール四国コミュニケーションウェアの登録商標です。


 


株式会社JR四国コミュニケーションウェア

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